گزارش نویسی در مددکاری اجتماعی

گزارش نویسی در مددکاری اجتماعی: گزارش‌نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، و تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راه‌حل‌های صحیح، که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل «ساده نویسی» و «سالم نویسی» استوار باشد.

گزارش نویسی در مددکاری اجتماعی

قدمت گزارش‌دادن شاید به تشکیل اولین هسته‌های اجتماعی (خانواده) برگردد، انسانهای اولیه برای انجام امور روزمره خود مجبور بودند به صورت شفاهی نیازها و امکانات خود را به گوش دیگران برسانند. از زمانی که «خط» پدید آمد و زندگی اجتماعی شکل گرفت و پیشبرد اهداف اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی احتیاج به تحقیق و بررسی پیدا کرد، لزوم تداوم و پیگیری مسائلی طیاز این دست، اهمیّت گزارش‌نویسی را مشخص‌تر کرد و ارتباط کتبی را ناگزیر ساخت، تا هم مردم از کند و کاوهای انجام شده باخبر باشند و هم مبنایی باشد برای این که آیندگان کار را ادامه دهند.

مهارت گزارش نویسی

مهارت گزارش نویسی از جمله مهارت‌هایی است که همه ما بر اهمیت آن تاکید داریم اما کمتر برای آن وقت می‌گذاریم.

این درحالی است که مهارت گزارش نویسی در مقایسه با بسیاری از مهارتهای دیگر می‌تواند نقشی کلیدی در رشد و پیشرفت ما، چه در محیط درس و دانشگاه و چه در محیط کار داشته باشد.

شاید شما هم از جمله افرادی باشید که این گله را دارند که یکی از همکارانشان با وجودی که فعالیت چندان زیادی نمی‌کند اما بلد است به چه شیوه‌ای فعالیت‌هایش را گزارش و ارائه دهد که مهم جلوه کند و از این طریق پله‌های رشد و ترقی را با سرعت بیشتری طی می‌کند.

گزارش نویسی چیست؟

لغت گزارش به معنی به جای آوردن، انجام دادن، اظهار نظر کردن، در میان نهادن و شرح و تفسیر کردن است.گزارش در اصطلاح به مطلبی گفته می‌شود که از شرح، تفسیر، بیان، تحلیل مطالب و نیز علل مسائلی خاص گفتگو کند.

در زبان انگلیسی”TO REPORT“در معنی‌ گزارش دادن استفاده می‌شود که ریشه لاتین دارد، و از”REPORTARE“ به معنی «باز پس آوردن» یا “بازگشت اطلاعات” گرفته شده است.

گزارش‌نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، و تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راه‌حل‌های صحیح، که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل «ساده نویسی» و «سالم نویسی» استوار باشد.

گزارش‌نویسی، فنی است که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را می‌توان، طوری طبقه‌بندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاه‌ترین زمان و با ساده‌ترین کلام به دست آورد.

گزارش نویسی، انتقال پاره ای از اطلاعات است به کسی که اطلاعی از آن ندارد یا آگاهی آن کامل و کافی نیست.

هدف گزارش نویسی

فایده و هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام خود به خواننده با سرعت و صحت و روشنی است. و مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید.

گزارش نویسی از مهم‌ترین وسایل مبادله اطلاعات است؛ زیرا بیشتر تصمیم‌هایی که سرپرستان سازمان‌ها، اداره‌ها، کارخانه ها یا اشخاص می‌گیرند، براساس گزارش هایی است که از مسئولان تحت سرپرستی خویش یا گزارشگران مربوط دریافت می‌دارند.

بیشتر بدانیم: معرفی کتاب گزارش نویسی در مددکاری اجتماعی

پس اگر در تهیه و تنظیم گزارش ها دقت کافی نشود، طبعا تصمیم هایی که گرفته می شود، از عیب و نقص برکنار نخواهد بود و نتیجه آنکه نه تنها پیغام نویسنده به درستی به خواننده نخواهد رسید، چه بسا زیان‌های غیر قابل جبران نیز به بار می آورد.

نکاتی که باید در گزارش نویسی به آن توجه کرد

مخاطب گزارش کیست؟ همیشه باید در نظر داشته باشید که مخاطبان شما چه کسانی هستند و قرار است گزارش پاسخ گوی چه نیازی باشد.قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید. در واقع چه کسی یا کسانی، بر اساس گزارش شما تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد.

دانستن افکار، تمایلات، خلق و خوی، تحصیلات، تجربیات و نحوه تصمیم گیری خواننده گزارش و این که آیا او خود تصمیم می‌گیرد یا آن که گزارش را برای اظهار نظر به نزد دیگران ارسال می دارد، برای تهیه کننده گزارش بسیار مهم است. زیرا با آگاهی از مسائل فوق می توانید گزارش خود را به شکلی تهیه کنید که رسیدن به هدف را سریعتر و مطمئن‌تر کند.

در اغلب اوقات شروع کننده یک مکاتبه شما هستید، لذا باید بدانید که چه نتایجی را انتظار دارید، و چه کسی اقدام خواهد کرد. اما اگر یک مقام مافوق از شما بخواهد که گزارشی تهیه کنید، در این حالت باید شما تصمیم گیرنده نهایی مطالب گزارش خود را شناسایی کنید، تا بتوانید با رعایت نکات یاد شده گزارش خود را طراحی کنید.

توجه به عنوان در گزارش نویسی: عنوان باید تا حد امکان کوتاه و با محتوای متن هماهنگ باشد.در عنوان گذاری از واژگان کلیدی که در متن آمده است استفاده شود.

ویژگی های یک گزارش خوب و اثر بخش

گزارش باید به موقع ارائه شود، به گونه ای که فرصت اقدام از دست نرفته باشد. گزارش باکیفیت و اثر بخش، دارای ویژگی هایی به شرح ذیل است:

۱-دانستن فن گزارش‌نویسی.
2-فکر کردن قبل از نوشتن؛
3-مشخص کردن محور و هدف اصلی گزارش
4- ایجاد تصویر کلی از موضوع گزارش در ذهن که دارای یکپارچگی و پیوستگی باشد.
5- حفظ وحدت موضوع (توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقی): یعنی اگر گزارش درباره جنگ صحبت می شود فقط درباره جنگ باشد و از پرداختن به موضوعات دیگر خودداری شود.
6- رعایت اصل کمی و کیفی گزارش (موضوع گزارش پر محتوی و خلاصه باشد که مخاطبان بتوانند نتیجه خوبی بگیرند طوری نباشد که خسته کننده باشد و از ادامه خواندن صرف نظر کنند).
7- عدم پیش داوری و بی طرفی در گزارش : یعنی بیان حقایق، بی‌آنکه قصد برانگیختن احساسات را داشته باشیم.
8-توجه به هدف و نظرات خوانندگان و نیاز های مهم آنان
9- آگاهی به نکات دستوری و جمله‌بندی در حد لزوم؛
10- ترجیح ساده‌نویسی بر پیچیده‌نویسی؛
11- پرهیز از به کارگیری لغات و ترکیبات دور از ذهن؛
12- به کار بردن لغات، اصطلاحات یا عباراتی که معانی قطعی و مشخصی دارند.

• گردآوری: پروانه خفتان؛ کارشناس ارشد مددکاری اجتماعی
  گزارش نویسی در مددکاری اجتماعی