گزارش نویسی در مددکاری اجتماعی
قسمت دوم: آشنایی با مراحل گزارش نویسی
گزارش نویسی در مددکاری اجتماعی: در تهیه و نوشتن هر نوع گزارشی باید به سه مرحله ذیل توجه کافی شود. تا بتوان یک گزارش اثر بخش و متناسب با هدف تهیه کرد.
فهرست عناوین مطلب
مرحله اول: قبل از نوشتن
مهمترین چیزی که در این مرحله باید مورد نظر باشد، علت نوشتن است. چرا و در باره‌ی چه چیزی می‌خواهید بنویسید. برای پاسخ گفتن به این سؤال سه عنصر نویسنده، مخاطب و منابع را باید بررسی کرد.
عنصر اول نویسنده
شما در جایگاهی قرار گرفته‌اید که قصد دارید گزارشی از یافته‌ها یا تجربیات یا عملکرد خویش را بنویسید. ممکن است به شما دستور داده شده باشد که از فعالیت‌های سازمانی خود گزارشی تهیه کنید. اینکه چرا شما انتخاب شده‌اید در پاسخ به اینکه چرا می خواهید گزارش بنویسید، بسیار مهم است. حال به موضوع گزارشی که می‌خواهید بنویسید، فکر کنید. تفکر و تدبر در موضوع و درک صحیح از آنچه از شما خواسته‌اند یا خودتان علاقه‌مند به ارائه آن هستید، بسیار با اهمیت است. داشتن اصطلاحات و مفاهیم اساسی بین شما و مخاطب و رسیدن به یک درک مشترک از مفاهیم در این مرحله حتماً انجام شود. در قسمت بعد باید به هدف گزارش بپردازید. گزارش‌ها باید واقعیت‌ها را نشان دهند و در صورت امکان راه‌حل‌‌ها را پیشنهاد کنند و با انتقال پیام خود به مخاطب ارتباط سازنده‌ای را ایجاد کنند. این مهم به‌دست نخواهد آمد مگر آنکه درک مناسبی از هدف گزارش به‌دست آید.
مخاطب گزارش چه کسی یا کسانی هستند؟
درک مناسب و مؤثر گزارش از سوی مخاطب، حیاتی است. در هنگام نوشتن همواره باید مخاطب را در نظر داشت در غیر این‌صورت ارتباط درست برقرار نخواهد شد. شناخت مخاطب، ساماندهی مناسب اطلاعات گوناگون را فراهم می‌کند زیرا ممکن است اطلاعات فراوانی ارائه شوند اما مخاطبان متفاوت در سطوح مختلفی به اطلاعات نیاز داشته باشند. شناخت مخاطب به انتخاب زبان گزارش هم کمک خواهد کرد، بدیهی است نوشتن برای افراد متخصص با عادی متفاوت خواهد بود.
منابع تهیه گزارش
منابع تهیه گزارش نیز با اهمیت هستند. نوع داده‌ها و مطالب مورد نیاز، محل پیدا کردن آنها اندازه و میزان نیاز، نحوه‌ی گردآوری آنها، مهارت‌های مورد نیاز برای سنجش داده‌ها در صورت لزوم و در نهایت شیوه‌ی طبقه بندی کردن، همه از عوامل مهمی هستند که در این قسمت باید مورد توجه قرار گیرند. برقراری نظم و قاعده در جمع‌آوری و ثبت اطلاعات مانع در هم ریختگی و اتلاف وقت در این مرحله است.
بنابراین به نظر می‌رسد داشتن یک طرح گزارش می‌تواند بسیار مهم باشد. در طرح گزارش می‌توان نقشه‌ی تهیه و تدوین و ارائه‌ی گزارش را ترسیم نمود و به تعبیر دیگر همه‌ی آنچه را که در هنگام تهیه و ثبت گزارش باید انجام شود، باید در نظر گرفت. چنانچه بتوانیم به دسته‌بندی مناسب در این زمینه دست پیدا کنیم نیمی از راه تهیهی گزارش را طی کرده‌ایم.
مرحله دوم: هنگام نوشتن
سه نکته‌ی اساسی را در این مرحله باید در نظر گرفت، اول ساختار ، دوم زبان و سوم چگونگی ارائه‌ی گزارش. هر گزارش بسته به نوع و هدف آن دارای ساختار معینی است. گزارش‌های علمی و تحقیقی با گزارش‌های موردی و اداری به لحاظ ساختار متفاوتند، هر چند می‌توان اساس آنها را یکی دانست و عناصر زیر را در همگی مورد توجه قرار داد:
ساختار گزارش
۱- عنوان ۲ – فهرست ۳ – چکیده ۴- مقدمه ۵- روش گردآوری اطلاعات ۶- یافته های نتایج
۷- پیشنهادها و توصیه‌ها ۸- مأخذ (در صورت لزوم)
در عنوان، موضوع گزارش ذکر می‌شود و به‌دنبال آن نام نویسنده یا نویسندگان و در صورت نیاز نام سازمان یا نهاد مربوطه ذکر می‌شود و سپس فهرست مطالب (در صورت طولانی بودن گزارش) آورده می‌شود.
چکیده‌ی گزارش، مختصری از همه‌ی آنچه در گزارش آمده است، خواهد بود و توصیه می‌شود بین ۱۵۰ تا حداکثر ۳۰۰ کلمه باشد. در قسمت مقدمه، زمینه و اهمیت کلی موضوع، دامنه و وسعت آن و هدف از تهیه گزارش و کاربردهای احتمالی آن به صورت منظم نوشته می‌شود . روش گردآوری اطلاعات را نیز می‌توان در همین مقدمه ذکر کرد. در قسمت نتایج که اصلی‌ترین بخش گزارش است، یافته‌ها را به صورت منظم باید توضیح داد. عکس‌ها و تصاویر و مدارک مستند را نیز در همین قسمت می‌توان قرار داد. انتخاب مناسب عکس‌ها و مدارک مستند، جلب توجه مخاطب را به‌دنبال خواهد داشت، اما نباید این قسمت را بیش از اندازه طولانی نمود. تمرکز بر یافته‌های اصلی می‌تواند از این امر جلوگیری نماید. در قسمت پایان گزارش، باید توصیه‌ها و پیشنهادهای ناشی از یافته‌های گزارش را ارائه نمود. این مواد باید شامل راه‌حل‌هایی برای بهتر شدن وضعیت یا حل مشکل یا مسأله‌ی گزارش ارائه کند . توصیه‌ها باید با هدف در رابطه باشند و بسیار روشن و صریح بیان شوند. بهتر است هر توصیه را جداگانه نوشت تا هرکدام به تصمیم خاصی یا عمل مشخصی منجر شوند. سپاسگزاری از افرادی‌که به نوعی نویسنده را در تهیهی گزارش یاری کرده‌اند، و سپس در صورت لزوم مأخذ آورده می‌شود. چنانچه مدارک خاصی مد نظر باشد در پایان گزارش الصاق خواهد شد.
در گزارش، برقراری ارتباط از راه کاربرد زبان صورت می‌پذیرد. یک نویسنده باید به بهترین شکل و با ساده‌ترین و رایج‌ترین زبان به برقراری ارتباط صحیح بپردازد. استفاده از قالب مناسب و ریختن کلمات و جملات در آن حاکی از نحوه‌ی تفکر فرد و آرامش ذهنی اوست. بنابراین تمرکز بر روی هدف‌گذاری می‌تواند بسیار مفید باشد.
استفاده از واژه‌ای که در تعریف آنها با مخاطب، یکسان فکر می‌کنید، بسیار مهم است. گاه در استفاده از افعال زیاده‌روی صورت می‌گیرد که باید همچون استفاده‌ی مکرر از افعال مجهول خودداری شوند. ضمن اینکه سعی شود تا سرحد امکان از لغات بیگانه استفاده نشود. از به‌کار بردن غلط‌های رایج هم پرهیز کنید.
عبارت‌های طولانی را به جملات یا کلمات کوتاه و مختصر تبدیل کنید و برای جلوگیری از طولانی شدن پاراگراف سعی کنید از جملات کوتاه استفاده نمایید. ظاهر گزارش اولین محل برخورد نگاه مخاطب با کار شماست، بنابراین در صورتی که به ظاهر گزارش خود اهمیت دهید، حتماً در جلب توجه مخاطب گام برداشته‌اید . حجم نوشته، فاصله‌ی بین خطوط، نوع تایپ فضای صفحه را به دقت طراحی کنید. اگر عنوان‌های فرعی دارید در شماره‌گذاری و نحوه‌ی تنظیم آنها دقت کنید تا مخاطب بتواند به بخش‌های مختلف به راحتی دسترسی داشته باشد.
مرحله سوم: پس از نوشتن
خواندن چند باره‌ی متن نوشته شده را همگان توصیه کرده‌اند. نظر خواهی از دوستان با قرار دادن متن در اختیار آنان و درخواست نقد و بررسی نوشته بسیار مؤثر است. سپس موارد ذکر شده را اصلاح و بازنگری کنید.
مستند ساختن گزارش
نکته آخر، مستند ساختن گزارش است. برای مستند ساختن یک گزارش باید مدارک مورد استفاده در تهیهی گزارش را بدان پیوست نمایید. این پیوست‌ها می‌تواند از فهرست کتب مورد استفاده تا عکس‌ها، تصاویر، شرح دستگاه‌های مورد استفاده و نوارهای ضبط صوت یا تصویر ویدئویی، فیلم و … باشد.
گزارش‌نویسی یک مسئولیت است
در پایان باید گفت گزارش‌نویسی یک مسئولیت است و کوچک‌ترین بی‌اعتنایی در قبال این مسئولیت موجب تصمیم‌گیری غلط می‌شود. نکته‌ی بسیار مهم در این مورد این است که تنها از راه ممارست و تمرین می‌توان گزارش جامع و مانع و نوشته‌ی منطقی و رسا فراهم آورد. بنابراین بدون تمرین کافی حتی اگر تحصیلات کافی هم داشته باشیم، قادر نخواهیم بود مقصود خود را به سرعت و صحت از راه نوشته به دیگران برسانیم.
- پروانه خفتان- کارشناس ارشد مددکاری اجتماعی
- گزارش نویسی در مددکاری اجتماعی
